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Lo más Importante de un sistema de control de gestión

sistema de control de gestión

Mucha gente no tiene claro todo lo que un sistema de control de gestión es capaz de hacer para una administración efectiva de una empresa o agencia gubernamental o privada. La calidad de una gestión puede medirse por la forma de recibir el asunto o requerimiento, la velocidad de procesar ese asunto, el seguimiento y la entrega del mismo.

De ahí la importancia de un sistema que pueda ser seguido con facilidad y que arroje resultados óptimos, y precisamente de esto se trata el vídeo orientado a las gestiones públicas. Aquí están los detalles de los cuatro elementos más importantes del sistema mostrados en el vídeo y sus excelentes resultados.

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Elementos fundamentales en un sistema de control de gestión

El organigrama: Este debe ser específico y es una herramienta clave para definir y establecer puestos y responsabilidades. El mismo no sólo informa de la estructura de una dependencia pública, sino que, como todo buen organigrama, debe reflejar un control definido y automatizado del asunto, tal y como muestra el vídeo.

Evaluación automatizada constante: Los cuadros de análisis y gráficos deben siempre poder ser visualizados por el presidente o el jefe de operaciones. Esto permite tener un enfoque en los resultados y hacer los cambios necesarios para el buen desenvolvimiento de los diferentes departamentos. Los resultados de la evaluación pueden indicar problemas existentes en la manejo del asunto, como irregularidades en la clasificación.

Comunicación constante del proceso del asunto con el remitente: Una vez en proceso, el sistema debe ser capaz de mantener informado al remitente, y de acuerdo a lo que se ve en el vídeo, esto se logra mediante comunicaciones electrónicas que éste puede ver en su PDA.

Uso mínimo de papeleo: Este sistema de control de gestión dispone de archivos de respaldo electrónicos para evitar el uso excesivo de papeles. Las comunicaciones se mantienen vía electrónica tanto interna como externa hasta que se cierra el asunto.

Los resultados que se logran con este excepcional sistema de control de gestión se reflejan en estadísticas mediante un tablero de control, colaboración e interrelación del personal de cada departamento para cumplir con los objetivos del asunto, manejo electrónico de los expedientes y la localización de información de forma rápida y segura para los usuarios.