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El rol de organizador de eventos de un RRPP

rrppPara los que no están familiarizados con el término RR.PP les contamos que significa relaciones públicas, un área de trabajo profesional que tiene como fin la dirección y gestión de la comunicación entre una organización y sus públicos. Es decir que para gestionar la comunicación hacen uso de las más diversas estrategias de comunicación, y entre ellas está el organizar eventos.

El rol de un relacionador público en esta área es permitir que la organización para la que trabaja tome contacto directo con sus públicos objetivos, ya sea con el objetivo de difundir un hecho institucional o provocar mayor cercanía la promoción de un producto o servicio.

Para que esto ocurra el profesional debe ser capaz de identificar la necesidad de la creación del evento, los objetivos y los posibles errores que puedan ocurrir, para poder evitarlos.  Asimismo se debe proceder con acciones de difusión, por medio de los distintos soportes de comunicación efectiva, como por ejemplo la creación de noticias por las que la organización no debe pagar por un espacio en los medios.

Objetivo de los eventos

La producción de eventos se realiza con el fin  de establecer mejores lazos entre los miembros de una organización, celebrar fechas importantes empresariales que se ajustan a la cultura organizacional. Además se puede utilizar como herramienta para relacionarse con los medios de comunicación como por ejemplo conferencias, creación de puntos de prensa, desayunos corporativos, y para organizaciones gastronómicas sirve para promocionar sus productos mediante degustaciones públicas o con público específico.

Se debe hacer énfasis en que este no es el único rol de los relacionadores públicos, pues también pueden desarrollarse en áreas de comunicación interna empresarial o la promoción de una persona pública, un producto o una gran empresa. También son expertos en comunicación organizacional y en estrategias para la eficacia de los flujos de comunicación empresarial.

Eventos sostenibles

Las entidades públicas y privadas necesitan de las relaciones públicas para construir , administrar y mantener una imagen positiva  en el entorno que se desenvuelven.Ya que hoy en día es distinguirse de la competencia porque  existe mucha similitud entre productos o servicios.

Es por esto que muchas empresas, en sus áreas de relaciones públicas han decidido comenzar a dar eventos preocupados del medio ambiente, fijándose en ciertos puntos.

  • Gestión de residuos: Un RRPP debe estar controlando el flujo de residuos en la sede del evento, tanto por las botellas plásticas, papel u otro material.
  • Aprovisionamiento: es necesario adquirir los materiales necesarios para el evento de la forma más sostenible  posible.
  • Alimentos: los productos que se sirvan durante el evento deben contar con la certificación nacional y que cumplan con los requisitos.
  • Actividades paralelas:  siempre que sea posible, deben estar enmarcadas en la sostenibilidad y deben beneficiar   a la economía local, mostrando la oferta  cultural de la región e ideando conceptos que la caractericen y la potencien.

Consejos para favorecer las relaciones públicas dentro de tu empresa

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En el mercado existen tantas empresas como distintas personas que las componen, de ahí que sea tan importante el capital humano a la hora de mejorar la productividad dentro de los negocios y la mejor forma de hacerlo es por medio de las relaciones públicas, las cuales favorecen el ambiente laboral y el bienestar de cada colaborador.

Cuando una organización busca crear nuevas estrategias, no puede dejar de lado las relaciones públicas que coordinadas buscan identificar a cada trabajador con su empresa y al mismo tiempo, favorecer el vínculo de los clientes y consumidores con esta misma. Así, mientra más positiva sea esta estrategia más fácil será conquistar y lograr el objetivo

¿Cómo lograrlo?

Primeramente, se debe tener claro el presente y el futuro de la empresa para poder trazar objetivos claros y específicos a corto, mediano y largo plazo, por medio de la investigación y evaluación de lo que se quiere lograr con la compañía.

No se debe olvidar, que cada negocio cuenta con un público determinado al cual satisfacer, por esto, al tener claro el tipo de cliente, las estrategias comunicacionales son mucho más fáciles de crear.

Junto con lo anterior, la forma en que se transmitirán estos mensajes para fidelizar a los clientes debe ser descrita y hecha de tal manera, que en los medios el mensaje quede claro. Por eso, debe escoger bien los tipos de canales, quiénes pueden transmitir y construir una red de colaboradores que envíen la historia o mensaje que buscas publicar.

Finalmente, llevar una carta Gantt es esencial, ya que es la única alternativa de que los objetivos puedan irse cumplienado cavalmente y contar con un orden dentro de las estrategias comunicacionales que se construya, todo el principal fin de alcanzar a los clientes y que el mensaje sea percibido de forma que se sumen más y más consumidores, colaboradores y socios.

Las relaciones públicas en las empresas

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¿Qué son las relaciones públicas? Quizás haya más de un significado para esto, pero se podría definir como el conjunto de acciones destinadas a crear y mantener una buena imagen de la empresa, tanto ante el público en general, como con sus propios trabajadores.

Estas acciones pueden estar conformadas por la organización de eventos y actividades, o la participación en eventos o actividades organizadas por otras empresas o instituciones. Como ejemplo de estos casos, pueden ser eventos culturales, actividades deportivas, seminarios, congresos, conferencias, etc.

Pero también estas acciones que realizan las relaciones públicas pueden estar conformadas por la comunicación o el envío de la información ligada a las empresas y con los eventos o actividades que organiza o en donde participa. Un ejemplo claro de esto, puede ser el prestigio con el que cuenta la empresa, el buen ambiente laboral que posee, las acciones importantes que ha llevado a cabo o está por realizar, como puede ser la compra o fusión con otra empresa.

Un ejemplo de uso de las relaciones públicas en las empresas podría ser la organización de un evento empresarial, como la conferencia de un reconocido empresario y su promoción mediante diversos medios. Cabe destacar además, que las RR.PP. se basan en la comunicación bilateral, ya que ésta no sólo se dedica en enviar un mensaje hacia al público o hacia sus trabajadores, sino que también permite recopilar información de éstos, tal como sus necesidades, sus preferencias, intereses y opiniones.

Por último la importancia de las relaciones públicas radica en que permiten crear y mantener una imagen positiva de la empresa, o que genera una buena promoción de ésta, lo que a su vez genera un clima favorable para la empresa. Por otro lado, también permite mantener una buena relación con los trabajadores de la empresa lo que ayuda a mantener un buen clima laboral, lo que puede llevar a la motivación de los trabajadores.