Archive for 2016/09/29

¿Cómo podría mejorar un sistema ERP la planificación en tu empresa?

erp_planificacionempresaUn modo interesante de acercarse a nuevas formas de gestión empresarial está representada por los sistemas ERP, un tipo de modelo de gestión informática que durante los últimos años ha llamado la atención por las posibilidades que permite en el manejo de recursos a nivel de empresas.

Con el avance de la economía y la evolución en el tamaño de las organizaciones a medida que su volumen de ventas crece, éstas se ven empujadas a convivir en un ambiente de mayor complejidad, donde el volumen de información también aumenta. Es en este escenario donde se incrementa el volumen de datos y la complejidad de sus procesos. De ahí es que emergen los sistemas ERP, soluciones empresariales que se ajustan a esta necesidad de mayor tecnología para hacer de la gestión un proceso mucho más funcional y efectivo para alcanzar los resultados de la organización a nivel global.

Su significado en la planificación de recursos
¿Pero de dónde surgen estos sistemas ERP? Sus siglas vienen de “Enterprise Resource Plannning”, y designan un tipo de solución que mayormente puede encontrarse en formato de un software ERP con múltiples opciones de seguimiento, hasta alcanzar complejos sistemas de procesamiento en línea, en el caso de compañías que involucran operaciones en lugares remotos entre sí y que requieren de traspasar información en tiempo real.

Teniendo en cuenta lo anterior, los programas ERP se definen como sistemas gerenciales de información diseñados para manejar la mayor parte de los negocios asociados a las operaciones de producción, junto con todos los aspectos de logística relacionados a la distribución de los productos o servicios producidos por la compañía en cuestión.

En definitiva, los sistemas ERP permiten una optimización en el manejo de la producción, la logística, el inventario, los envíos, la facturación y la contabilidad de la empresa. Sin embargo, son muchas las experiencias en el segmento de planificación de recursos que han logrado extender este control hasta actividades como las ventas, los pagos, la producción y la administración de recursos humanos.

¿Qué debo saber antes de implementar un ERP?
Son muchos los factores que intervienen en la implementación de un ERP y de ellos dependerá el éxito o el fracaso de la gestión. Pero para evitar esto último, es que cada empresa sepa, a ciencia cierta, determinados aspectos que llevarán a un mejor uso del sistema:
• Conocer al proveedor: entrevistas con otros clientes sería una buena forma de conocer el trabajo que realiza este. Ampliar el panorama.
• Hardware y software compatibles. Antes de cualquier decisión sobre ERP, se debe tener en cuenta que este sea soportado por el hardware del que dispone, o que el que deberá comprar se ajuste a su presupuesto para esta actualización
• Gestión del cambio: tanto proveedores como consultores externos deben luchar contra la resistencia al cambio de los empleados. Por ello, es esencial que ayuden con esta tarea capacitando especialmente a los líderes que motivarán a sus compañeros.
• Costos reales: obviamente, conocer en profundidad esta respuesta y saber qué otros costos asociados habrá, es primordial.

Facturación electrónica: un avance para la gestión de empresas

facturaelectronica_empresasLas nuevas implementaciones y tecnologías que el Servicio de Impuestos Internos impulsa en el país ha llevado a las pymes y otras organizaciones de mayor tamaño a integrarse a un nuevo estándar: la factura electrónica.

En efecto, a contar de agosto pasado fue el plazo final para miles de pequeñas y medianas empresas en el país de sumarse a esta nueva tecnología, la que comenzó a ser impulsada por las autoridades en 2014. Ese año entró en vigencia la ley N° 20.727 que reglamentó e sentó las bases para la operación de este tipo de plataformas. En ese momento las primeras en sumarse fueron las grandes empresas, y durante la última fase  el turno fue para las pymes.

Las ventajas de un nuevo sistema
La ley contempla que las empresas urbanas con ingresos anuales por ventas y servicios en el último año sean mayores a 2.400 UF y menores o iguales a 100.000 UF tiene la obligación de utilizar este sistema.

Entre los principales beneficios se cuenta la rapidez con se puede manejar una serie de datos como números de factura, fechas, montos, periodos, y también cómo se ingresan éstos para luego ser presentados ante el Servicio de Impuestos Internos. Esta simplificación de procesos puede llegar a ahorrar varias horas de trabajo, además de eliminar el gasto de documentos en papel que hasta hace poco era una realidad.

El principal lineamiento tras esta implementación es la meta del gobierno de llegar al año 2018 con la eliminación completa de facturación tradicional en papel. Esto se enmarca dentro del plan de integración de servicios y trámites a través de plataformas digitales, una realidad cada día más palpable.

Algunas de las características de esta modalidad es la utilización de firma digital por parte del emisor; la numeración es autorizada por el Servicio de Impuestos Internos y la validez de cada documento puede ser revisado en línea.

Ventajas de ERP sobre sistema contable
Por años los sistemas de contabilidad fueron furor dentro de los departamentos comerciales empresariales. No obstante, han ido siendo desplazados por softwares ERP dada las múltiples ventajas que aportan respecto a los programas de contabilidad, puesto que abarcan muchas más áreas de gestión en la empresa como son compras, ventas, producción, logística, etc.
Es decir, además de conocer los datos globales de la empresa, podemos tener información de valor tan importantes y dispares como el precio de un producto durante un periodo determinado, seccionado por vendedor o cliente, e incluso hasta en qué horas del día se vende cierto producto.
Ahora, si existen dudas en cuanto a cómo trasladar los datos de un programa de contabilidad a un ERP, se debe contar con un proveedor que permita trasladar el fichero con los datos de contabilidad al mismo sistema ERP. Algo muy fácil y que supone enormes ventajas comparativas.