Lo que debes saber para una video-conferencia exitosa

Las comunicaciones, así como los medios y herramientas que se utilizan para llevaras a cabo, son fundamentales para garantizar una compresión exitosa del mensaje. Los sistemas de comunicación en las empresas cuentan con elementos cada vez más sofisticados y ello permite que sea también más completa y fluida. 

A las ventajas de contar con un sistema sólido de telefonía, que permita la conexión de varios equipos a la vez, se suma la relevancia de la video-conferencia. Mientras hay aplicaciones que permiten realizarlas al registrándose en una página, hay opciones más completas y personalizadas que facilitarán a su empresa la interacción con clientes, proveedores, asociados y trabajadores.

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La magia de una video-conferencia permite interactuar con personas que pueden estar al otro lado del mundo, sin perder las ventajas de una conversación cara a cara. Una alternativa de comunicación para las empresas que, además, les permite proyectar una imagen vanguardista adecuándose haciendo uso de las nuevas tecnologías.

Para realizar una video-conferencia exitosa, debe tener en cuenta los siguientes detalles de preparación:

  • Encontrar el espacio adecuado para llevar a cabo la reunión, este debe ser amplio si se requerirá la presencia de varias personas.
  • Instalar los equipos necesarios de tal manera que, de acuerdo a su posición al interior de la sala, las personas necesarias entren en el cuadro de la imagen.
  • Revisar la conexión que se necesita para que el sistema ande con normalidad.
  • Considerar si se realizará intercambio de archivos durante la reunión, de ser así hay que dejarlos accesibles en una pantalla alternativa para no perder contacto con el o los interlocutores.
  • Contar con cámaras de buena resolución y que sean aptas para la conexión que se tiene en el computador.
  • Haga las pruebas necesarias, de sonido e imagen. Para ello lo puede hacer un día antes, a la misma hora en que será la junta, usando la luz natural y probando diversas formas de iluminación artificial de ser necesario.
  • Antes de la reunión asegúrese de que todos los equipos necesarios se encuentran en la sala y repita las pruebas de sonido, imagen e iluminación.
  • Se debe conectar a la red con anticipación. Es como cualquier otra cita, siempre es mejor llegar unos 10 a 15 minutos antes.

La comunicación para las empresas es tan importante como mantener el ritmo de eficiencia y calidad en los productos y servicios que ofrecen. Estar al corriente de las nuevas herramientas de comunicación, y utilizarlas, le permiten mantener complacidos a sus clientes y, porqué no, conquistar nuevos mercados.

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